Mange samler opp reiseregningene sine.
Har en dedikert skuff som man lukker øynene når man åpner den, kaster kvitteringene i skuffen og tenker med gru på slutten av året når man skal huske hva man har reist på og summere dem opp. Når slutten på året kommer, manner man seg opp med en flaske vin, åpner skuffen og ut velter årets reiseregninger og kvitteringer som små edderkopper i en skrekkfilm.
Etter hvert som man arbeider seg gjennom bunken blir det til at noen av kvitteringene går i bosset uten å kreve refusjon- tenker at man er villig til å betale for å slippe å føre dem opp på det fordømte skjemaet og krangle med kalkulatoren. Vet at sammen med alle kilometerne man også skulle hatt godtgjørelse for men som man ikke husker distansene til lenger så er det en del utlegg som man går glipp av.
Vinflasken er snart tom og tålmodigheten har tatt slutt for lenge siden.
Endelig ferdig- alle kvitteringene er sirlig oppført i reiseregningsskjemaer og man har nesten husket alle formålene med nesten alle reisene. Sikkert et par poster som sjefen kommer til å lure på, som man ikke lenger husker detaljene på. Men vet at man krever ikke refusjon for noe som ikke er legitimt så det burde ikke være noe problem.
Oppsummert blir det ganske mye penger man har lagt ut i løpet av året, det vil bli en fin utbetaling tenker man i det man legger alle originaldokumentene i hyllen til sjefen, bittelitt engstelig siden man vet at sjefen er flink til å rote bort bilag og når man endelig hadde fått alt sauset sammen i skjemaene gadd man ikke ta kopier av alt men stoler på at sjefen følger opp, og gleder seg til kjempeutbetaling på neste lønn.
Sjefen kommer tilbake fra en reise til en hylle fylt opp av reiseregninger – for et helt år, fra 5 ansatte.
Sukker tungt og tenker at nå skjer det igjen. Resultatet for november kommer til å sprenges – det er ikke avsatt for disse reiseregningene. Hva om noen av dem skulle vært fakturert ut til kunder? Prosjektene har vist for gode marginer tidligere, dette kommer som en smell på dekningsbidragene.
Lønningsavdelingen lovet i fjor å purre på de ansatte i løpet av året for at de ansatte ikke skulle samle opp dette hele året slik de pleier. Og vet samtidig at han burde etterlyst dem selv også, men det er jo bare det at jobben med å sjekke og godkjenne dem er så fordømt kjedelig at det er lett ikke mase om å få gjøre jobben. Legger dem litt til sides og tenker at de skal tas litt og litt, imellom viktigere møter.
I slutten av november blir reiseregningene endelig godkjent og overlevert regnskapskontoret, etter litt frem og tilbake med forespørsler om hva turen gjaldt, og om pc- vesken som var kjøpt inn til kr.4000 var å anse som en rimelig kostnad som firmaet skulle dekke men når man så på haugen av reiseregninger som skulle trøs igjennom ble det lett å være litt slepphendt.
Lønningsavdelingen ble selvsagt veldig imponert over å få 30cm høy bunke med reiseregninger å trø igjennom rett før årsoppgjør og lønnsrapportering, og gav klar beskjed om at reiseregningene ble levert for sent til å være med på november lønningen.
Så, rett etter lønn ble det selvsagt litt irritasjon fra de som ventet å få en god utbetaling men som må vente til neste lønnskjøring med å få refundert utleggene sine.
Men – historien kunne blitt slik:
Ola skal på kundebesøk. Han setter seg i bilen, starter kjøreboken sin som er en app på telefonen. Parkerer ved første kunde, stopper kjøreboken og betaler parkeringen. Kvitteringen tar han bilde av med telefonen og kaster den. Starter kjøreboken og drar til kontoret, hvor han henter opp kjøreboken sin på internett, sammen med bildet av kvitteringen. Legger inn hvilken kunde han har vært hos, og sender da reiseregningen som ble generert med vedlegg via web til godkjenning.
Sjefen hans, som er på reise får varsel på telefonen om godkjenning av reiseregning, noe han kan godkjenne på App’en på telefonen mens han selv sitter i taxi på vei til møte og kjeder seg allikevel.
Straks reiseregningen er godkjent, kan lønnsavdelingen laste den ned og utbetale på neste lønn.
Alle kan dra hjem fra jobb uten dårlig samvittighet og vinen kan nytes uten edderkopper i skuffa.
Er det ikke herlig at verden går fremover?
